在新冠肺炎疫情下，我們很常提到數碼轉型怎樣幫助企業發展。數碼轉型範圍很廣，有時從那方面入手也成為難題。當中「分散式企業」可以說是當中的戰略方向。根據知名研究機構Gardner 的預測，在2023年，將有七成五企業利用分散式企業技術，可比其他沒有應用的企業，有多兩成五的收入增長。
分散式企業主要是指將各種企業和商業功能分散開來，各部門或企業員工不一定在同一辦公室，面對面接觸地運作。對企業客戶也可以透過線上或線下渠道提供服務。這個運作模式，在跨國企業中，很常出現。筆者以前的公司就把ERP系統集中在歐洲，ERP的服務台（Help Desk) 分別在歐洲、美洲和亞洲支援全球的財務流程。在筆者看來，也可以把類似應用到非跨國公司中，本地企業也可以因為現在數碼科技進步，應用在不同層面。最普遍昰應用網上會議，綱絡電話，文件共享和文件批閲等。
以大家不會陌生的網上會議軟體為例，在企業環境下，大家可以選擇連接企業個人行事暦的軟體，安排會議時間也比較方便。同時大家也可使用一些選擇會議時間的投票軟體，在網上表示空閑或心儀時間；會議召集人也不用打電話或電郵遂位詢問。
又例如以往企業的電話交換機，只可設在辦公室枱頭。現代的網絡電話技術，方便大家可在自己的手機或手提電腦安裝軟體電話，無論在外地或家中，均可接聽或撥打自己辦公室的號碼，對方也毋須理會你人在何處，只需撥打辦公室電話號碼便可聯繫得到。此外，即使身在外地，也不用使用昂貴的IDD或漫游服務。
至於文件共享和批閲方面，大家可以利用低程式碼系統（Low Code System) 把紙張流程改為數碼化。因為低程式碼特性，我們可以在沒有很高科技技術要求下，快速數碼轉型，配以電子認證簽名，整個流程也可在網上進行，批閲流程也可加快。
應用分散式企業，可以帶來不少好處。首先，如果因為檢疫安排而未能到辦公室上班，利用分散企業架構，把日常工作的軟件或工作流程，伸延到員工的手提電腦，在家或檢疫酒店中，也可如常辦公。第二，現在各企業也遇到不同程度的人材荒，有了分散企業架構，就可吸納非本地人材填補空缺；而另一方面，在香港的人材也會多了出路，可以透過遠端工作的模式，受聘於大灣區的企業。第三，是維持公司對人材的吸引力。在疫情下，不少員工體驗了在家工作的好處，因此容許遠端工作有助吸引和挽留人材；更有不少調查也發現，員工會因為工作地點自由度，彈性工作時間等增加生產力。
在應用分散式企業時，也需考量IT系統環境的調整，員工的整個工作環境也會改變，各種改動很多時也會有相互關係。此時，就須應用企業架構（Enterprise Architecture）協助；由宏觀方面到詳細執行，都可以起指導作用，而各方面也可根據架構藍圖，獨自執行而又可相互連結，不會因各自為政而造成惡劣的用戶體驗。
撰文：袁嘉偉
香港電腦學會企業架構專家小組執行委員會成員