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榮輝印刷夥拍Epicor 以ERP迎接變幻


相信很多工業家也希望新冠疫情從沒有發生過,不會打亂了生產流程,也不會因此而增加營運成本,但對於一早已採用ERP系統的企業來說,非但能安然度過逆境,也可以保持市場地位。榮輝印刷(Honour Mailing and Printing Limited)憑著直郵產品,在印刷界享有獨特地位,公司主席高德耀(Peter)坦言,科技在公司的成長中是不可或缺,因為有了科技的協助,才可以每十年來一次大進步,如今藉著Epicor ERP系統,令公司在業界的位置,牢不可破。

市場上的印刷公司業務,離不開設計、印刷或包裝,但榮輝的業務,走在更前。公司於1996年開始接觸直郵,當時主要協助慈善組織在全球以直郵方式籌款,從郵件設計、附加印有收件人名字的免費禮物,如筆或便條紙、印刷、郵寄,至代慈善組織收善款,榮輝都有參與,每年均與客戶制定方案,以達至籌款效果。Peter表示,近20年來,中國及亞洲廠房的生產,已集中在直郵業務上,其他包裝或商業的產品已幾近放下。

榮輝每年正協助超過500個大型慈善機構,於北美洲、整個歐洲、日本、澳洲,以直郵形式進行籌款,透過這些工具,籌了共差不多5億美元的善款。榮輝在當中的角色,是為慈善組織籌備郵件,由零開始,為其設計出獨特的解決方案,從而滿足客戶的需要。

 

 

不容許出錯

直郵的作用,是期望收件人有天能成為慈善機構的捐款者。榮輝印刷副行政總裁高家晉(Richard)指出,收件人可能在最初未必想捐款,但絕不會掉棄有自己名字的禮物,而榮輝會持續郵寄籌款信件,收件人最終或成為慈善機構的捐助者。這種方式,對全球知名的慈善機構來說,是其中一項主要收入。

行外人未必會明白,要令到直郵順利寄到收件人手上,難度其實是十分高。未有新冠疫情前,可能只需要留意郵寄地址及收件人名稱是否正確便可,因為航運、印刷材料、紙張、禮品,郵費,都可以預先安排、計算妥當,但當疫情爆發,各國封關,一切都變為未知之數,更令船期混亂、材料價格不斷上漲、郵費也因而上升。

「單是郵遞,便要清楚知道各地的郵政要求,郵件若超重,郵費便會增加,甚至不能投遞,因每一款直郵,當中可能涉及30多件不同產品,故每一個格式與細節都非常嚴格。公司每年均有4至5個月的旺季,當時每周平均出貨量有50至60隻達40呎的貨櫃,要確保運送的郵件是正確無誤,更需要有穩定的系統支援。為了減低出錯率,決定採用ERP系統。」

Richard透露,榮輝在2016年第一次接觸ERP系統,先讓前線業務部員工嘗試使用,再逐步進行,及至2018年,舊系統已使用差不多十年,很明顯已不能再滿足公司的營運,遂決定進行系統替換,全面落實使用ERP系統。榮輝用了差不多一年時間去選擇合適的ERP供應商,因一開始並不熟悉,要作出比較,但管理層有共識,不想由最大型而且昂貴的ERP供應商負責,因擔心對方未能提供最合適的支援。

客制化可以更有彈性

榮輝印刷財務總監高家裕(Thomas)補充,舊系統非常欠缺關聯性,極其量只是一個數據庫,未必能同時看到其他部門的工作情況,例如前線所看到的訂單,未必關聯到工廠所看到的生產工程單,即使能做到,卻又需要長時間。

而榮輝的產品也愈來愈複雜,以往一個郵寄套裝,可能有十多個附件,現在可能已有30多件附件。在30多件附件中,有些屬工廠製作,有些屬外來購入的,種類繁多,舊系統已不能支援,更遑論要提取數據作分析?

榮輝在2019年底開始進行系統替換,直至2021年第二季才算完成上線,過度期用了差不多12至18個月,過程中要非常小心,除了要同時核對新舊系統的數據,出來的效益也要絕對滿足到公司的目標。由於榮輝的業務運作及對其管控的強烈需求,差不多所有模塊都要度身訂造,如果ERP供應商不能與公司同步一起監察系統,是不能在預定時間內完成上線。

Epicor有不少製造商客戶,富有這方面的經驗,對榮輝來說,是非常重要。「如系統並非專為工業客戶所設計,即使是最大或最貴的品牌,也未必符合我們的要求,甚至可能要花上更多時間去配合。因為榮輝所做的產品是比較獨特,故要客制化的情況較多,亦只有Epicor可以符合我們的要求。ERP是榮輝的單一資訊來源(Single Source of Truth),不論是前線銷售、生產及財務的管理,都集中單一資訊來源及單一平台上,而Epicor所給予的彈性是非常大。」

成本控制 有跡可尋

新舊系統更換期間,無疑是十分艱巨的,因為幾乎所有同事都需要走進全新的系統;要進行不少實戰的培訓;更要學懂每一個操作的步驟。為了配合新系統所作的設置,也花了不少時間,最重要是先讓員工見到成果,才可以再進一步發展,不能急於推進的。

Richard解釋,舊系統在計算成本時往往欠缺理據,數字可以隨時由人手更改。但用ERP管理物料用途,相對是十分科學化,例如所購買的數量,是需要因應使用的數量而釐訂出來,所以在物料成本控制上,可以見到有很大的幫助。用ERP來計算未來的用料量、成本控制,都會更科技化及有跡可尋,成效顯而易見。

在2020年,榮輝為了配合內地海關新推出的金關二期,當時已決定用ERP來計算所有成本及獲取數據與分析,因員工只要有受過培訓,已可以使用,操作容易,也減低了財務的遵循成本(Compliance cost)。

Peter對榮輝投入ERP系統是充滿期望,不只能提升業務的發展,也讓員工得到增值。初級至中層的員工同時受惠的,利用系統的數據來肯定每日的關鍵績效指標(KPI)是否達標。工廠的員工也可以即時看到問題所在,因為ERP系統的數據是一環扣一環,達至互相監察的作用,員工可以減少抽查數據,而把注意力集在提升產能及效率。因為ERP系統,讓公司所有員工都聚集起來,一同見證到系統的果效,幫助公司體系重整的作用。

輕易應付突變情況

新冠疫情的影響,相信令所有企業永誌難忘。Peter回憶在2020年春節後,工廠獲得政府批准開工,但因有過半的管理人員為香港人,不能前往當地,幸好當時已開使用ERP,即使他已3年沒有到內地,工廠的運作絲毫未受影響。

Richard亦提到,中美貿易戰時,已有一部份生產需要轉移至其他國家,及至2020年疫情上半年,又需要再轉移生產地方,ERP的好處,是若有突發改動,都能夠即時掌握到。「這兩年的變化很大,航運時間非常長,基本上沒有一張單是準時的抵達,隨時延遲40多日。以往由香港往美國只需17日,去年平均需要60日。於是我們要立即作出變更,將材料運至墨西哥,取得最後的資訊,便在當地印刷及包裝,兩日後即運至美國。如沒有ERP系統輔助,是不能完成財務、生產等數據的分析。」

Thomas亦非常滿意ERP系統的運作,原來榮輝在3月時,因應業務而需要即時成立新公司,透過ERP系統,可以立即完成,完全配合到公司的發展。

Kinetic ERP進一步昇華服務

Epicor在製造業的ERP系統上擁有豐富的經驗,故得到榮輝的青睞。Epicor亞洲區域副總裁鄧永泉(Vincent)加入公司已23年,看著Epicor不斷優化產品,與時並進。他相信,世上沒有最完美的軟件,只有最適合的軟件。「我們對製造業有特別感情,並且定位為中型企業的市場領導者。Epicor所走的路,是將客戶帶上工業4.0,故產品也不斷優化。去年底推出了專為製造商而設的雲端ERP平台Epicor Kinetic最新版本。

「在Epicor最新發表的 《2021年行業洞察力報告》(Industry Insights Report 2021)的結果顯示,多達 94%受訪商界領袖表示雲端對於公司未來發展非常重要,82%則指新冠疫情加快了公司的雲端遷移計劃。Epicor Kinetic 可以應對此等挑戰,並提供多種不同效能,讓前線商業用戶掌握後勤支援所需能力,當中包括專為大型製造商而設的擴展雲端選擇、改善洞察力和生產力的新增特性,以及提升用戶體驗。」

Epicor區域總監洪海兵(Thomas)表示,印刷及包裝業是Epicor ERP其中一個焦點行業,公司有不少個案可作分享,在與榮輝傾談時,得悉紙價升幅厲害,也需要妥善管理庫存,故要求ERP系統需有銷售預測及報價功能。「其實印刷業有很多供應商,針對這特性,Kinetic ERP,增加了供應商平台的功能,可以讓買家、採購人員及採購代理商或提供報價者運用工具,向一個或多個供應商洽詢原材料報價或轉包服務,從而有助於加強供應商之間的協同作業。進一步掌握並充分了解供應商的溝通,做出更好的外包決定;集中建立買方、零件及供應商的記錄,讓工作流程保持準確、精簡,同時避免輸入重複的資料;運用自動工具將供應商的回應迅速轉變為可行的採購單,以利加快成交速度。」另外,「Epicor產品配置器也是印刷包裝行業報價階段不可或缺的功能。這幾年因貿易戰和疫情影響,我們顧客的老闆和高管不能經常到他們在大陸和其他國家的工廠視察,所以Epicor這樣的多工廠多地域實時雲端管理平台在市場的需求非常殷切。」

要與客戶同步成長,Epicor也在不斷增值,早前收購毋須編碼的全端(full-stack)商業智能平台Grow Inc.,強化了Epicor產品系列的分析能力,使產品功能更加完善,為默默耕耘的企業提供強大資源,從他們擁有的龐大數據中洞悉業務發展,並作出相應的決策。

榮輝雖具獨特業務的優勢,也需要與時並進。Peter既是印刷業老行尊,屬家族從事這行業的第三代,正栽培第四代的Richard及Thomas。Peter看著行業進入數碼化,絕對明白掌握科技的好處,他慶幸有資深管理層的支持,共同決心採用ERP系統,有著進步的想法,才是公司持續成長的重心。

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