公司的HR（人力資源）部門負責處理公司上下人事事務，包括招聘人才、規劃員工福利、協助員工之間的溝通、整理薪酬等，當中一定會涉及重複性的資料輸入工作。這些工序繁複且需時，對於HR同事們來說可能是十分沒趣，不少公司逐步轉型，把一些「沈悶」的工作自動化或數碼化，提高工作效率。
無論一間公司規模是大或是小，總離不開要處理一切有關「人」的事務，很多公司的人力資源部門多集中管理招募、入職和離職、培訓和發展、薪資福利及與其相關的文書工作。現時有不少「工具」或軟件使以上工作自動化，輕鬆解決公司業務上的繁瑣流程。
人力資源自動化（HR Automation）針對一些重複和花費大量時間的工作，協助簡易HR處理員工入職離職管理、薪酬等，讓員工把生產力集中在更有價值的事項，同時減低因人手處理而出現的人為錯誤。中小企未必有太多資源聘請專責人力資源的員工，便會把原本屬HR專業的工作分派到其他員工上，此時人力資源自動化便更見重要。
人力資源自動化的好處
1.減少失誤
計算薪酬、處理同事假期、編排更表等事項涉及很多數字和算式，透過自動化HR可輕鬆完成這些事項，並減低出現錯誤的機會
2.簡化存檔程序
現行的程序中，HR很多時需把電子檔案列印、歸類並儲存紙本檔案作記錄。人力資源自動化除了減少存檔程序所花的時間，亦可減少儲存文件的空間，HR也可更方便地在電腦上找到電子檔案。
3.數據分析
由於所有的資料已儲存在電腦上，人力資源自動化也可充當收集及分析數據的角色，分析公司運作模式與員工的需求及了解市場動向。
4.提升員工和求職者的體驗
人力資源自動化有助於加快員工各項申請或派發福利等，提高員工的愉悅感。而對於求職者來說，一個良好的求職及面試體驗亦對公司整體有正面的影響。
市面上有各式各樣為人力資源而設的工具和軟件，可選擇適合自己公司的一套方式，簡單為員工進行培訓，加強公司整體的生產力。
撰文：邱力迅
香港專業及資深行政人員協會會員
Moovup共同創辦人